このエントリーをはてなブックマークに追加     

個人情報の取り扱い指針

 

 みらいチューンでは、過去5年のあいだ、個人情報の取り扱いについて、至極どこにでもあるようなプライバシーポリシーを遵守しながら続けて参りました。

 しかし、細かくはっきりとした取り決めがない、悪くいえば「なあなあ」であったことも事実で、ご購入や参加にあたって、少なからず、不安や困惑が先行したとのご意見をいただいていたのも事実であります。

 いわゆる時代……平成から令和へと変わるタイミングで、いまいちど過去を見つめ直し、未来へ生かしていきたいと考えました。

 そこで、下記「個人情報の取り扱い指針」を定め、間違いなく、令和1年(2019年)5月1日 0時より施行をさせていただきたいと思います。

 

 

0. 指針の概要

 原則として「個人情報の保護に関する法律」をはじめとする個人情報の保護に関する法令、規範をより一層遵守することになります。

 製品仕様、時代背景や世界情勢等を反映させるため、少なくとも一年に一度は見直しを行います。定例の見直しは毎年5月1日です。

 それ以外の見直しは、不定期に行います。改定するとき、WebサイトやTwitterで改定の予告を行います。

 現在のバージョンは、R1_0501a です。

 この指針は、みらいチューン側が遵守するべき内容であり、ファンのみなさまや、スタッフ、キャスト、参加者様へ指針の遵守を強制するものではありません。

 

1. 製品購入・サポート要請等に関するもの

 みらいチューンの製品にご興味をもって下さったかた向けです。主に製品ご購入時に適用されるポリシーです。

 

  即売会 BOOTH (直販) 各種DL販売 CD-ROM交換等のサポート 発注書・請求書等によるもの
本名 名刺以外の場合は1ヶ月を目処に破棄 納品より1週間を目処に発送指示メール破棄 DL商品では情報を受け取りません 到着を確認してから1週間を目処に破棄 書面を受け取ってから5年 (税務署基準)
ペンネーム お申し出のない限り当面保持します お申し出のない限り当面保持します
SNS
メールアドレス 納品より1週間を目処に発送指示メール破棄
住所・電話番号 名刺以外の場合は1ヶ月を目処に破棄 到着を確認してから1週間を目処に破棄
クレジット番号 決済金額、購入商品、ブランド種類、番号の下4桁
サインまたはローマ字氏名
Square/Coiney社の情報保持期間に準ずる
決済金額、ブランド種類、番号の下4桁
サインまたはローマ字氏名
Square/Coiney社の情報保持期間に準ずる
発行伝票 納品より5年間 (納品書控/税務署基準) 送付より5年間 (交換伝票控/税務署基準) 納品より5年間 (納品書控/税務署基準)
(補記事項)   帳簿保存義務化のため、伝票は最大5年保持しなければなりません。
※同人サークルを含む個人事業主でも、帳簿と書類の保存が義務付けられております。(→国税庁)
  帳簿保存義務化のため、伝票は最大5年保持しなければなりません。
※同人サークルを含む個人事業主でも、帳簿と書類の保存が義務付けられております。(→国税庁)
帳簿保存義務化のため、伝票は最大5年保持しなければなりません。
※同人サークルを含む個人事業主でも、帳簿と書類の保存が義務付けられております。(→国税庁)
           

 

特記事項

  • 「破棄」とは、頭の中から忘れることも含みます。
  • 個人情報を保持しているあいだにおいても、DM等単品をオプトアウト状態で送付することはありません。(御購入時、封筒内に同封することはございます)
  • 複数に当てはまるときは、もっとも期限の長いものが優先されます。
  • 事情のあるときは個別に個人情報の消去を行います。
  • 納品書に書かれた、みらいチューン側の住所は書面や荷物専用の私書箱となっております。直接お尋ねいただくことはできませんし、サークルスタッフもおりません。
  • みらいチューンにご送付いただいた書面などは、その性質を考慮の上、保管期間を決定します。万一破棄のときは、個人情報部分を適切に処理した上で破棄することになります。
  • デジタルな情報については痕跡の残りにくい削除方法、書面・伝票類については、シュレッダーまたは火力により不可逆に破棄の処理をいたします。
  • 情報の破棄後は、復元ができませんので、万が一のときは改めて送付先をお伺いすることになります。

 

2. スタッフ/キャスト等に通知、連絡するもの

 スタッフ、キャスト様をはじめとした参加者のみなさま方への業務連絡などで適用されるポリシーです。

 

  契約書・覚書 外注交渉、取引中、御請求書到着 振込口座 即売会中 サンプル送付
本名 契約満了まで(記載のあるとき)/守秘義務付 最後にメール等で通知を受けてから5年間 (税務署基準) 最後の振込を行ってから5年間 (税務署基準) 守秘義務とします 最後の送付を行ってから1年間
銀行口座
ペンネーム/屋号 お申し出のない限り保持します
SNS 契約締結中または必要があるうちは保持します 保持しません。
※Line Pay 送金のときは1週間程度
メールアドレス 保持しません。
※デジタルギフト券による送金のときは1週間程度
住所・電話番号 契約満了まで(記載のあるとき)/守秘義務付 必要があり、かつ承諾が得られたときのみ1週間程度保持
ただし、現金・振込による支払があったときは最大1年
保持しません。 守秘義務とします 最後の送付を行ってから1年間
発行伝票等

現金取引があれば5年間 (複写出金伝票/税務署基準)
企画書等のコピー(依頼があるときのみ)

企画書等のコピー(依頼があるときのみ)
支払明細書(年内に現金/振込の支払があったとき。10月~12月のみ)
サンプルの直接渡し
荷物の追跡番号、貼付用伝票
運送業者の情報保持期間に準ずる
紙伝票(控)自体は1年間保持
(補記事項) 電子以外のとき、場合によって収入印紙が必要
(税額は原則みらいチューン負担)
確定申告用の支払明細を送付するため、条件付きで、住所・電話番号のみ最大一年間保持します。いずれの情報も、期限後は速やかに消去されます。 帳簿(仕訳帳)に記載するため、最大5年保持しなければなりません。
※同人サークルを含む個人事業主でも、帳簿と書類の保存が義務付けられております。(→国税庁)
サンプルの直接渡し・間接渡しについては事前に承諾を得る。 製品の致命的な不具合、不着、破損、その他不備の対応のため1年間程度、情報を保持します。
           

 

特記事項

  • 「破棄」とは、頭の中から忘れることも含みます。
  • 個人情報を保持しているあいだにおいても、DM等単品をオプトアウト状態で送付することはありません。(書類等送付時、封筒内に同封することはございます)
  • 複数に当てはまるときは、もっとも期限の長いものが優先されます。
  • 事情のあるときは個別に個人情報の消去を行います。
  • みらいチューンにご送付いただいた書面などは、その性質を考慮の上、保管期間を決定します。万一破棄のときは、個人情報部分を適切に処理した上で破棄することになります。
  • どのようなケースであっても、一切の公私混同は避けられます。特に、業務のために取得した情報を引用しての送付物においては、より一層の注意を払うことになります。
  • 公私混同でなくとも、みらいチューン側からパワーハラスメント、セクシュアルハラスメント、マタニティハラスメント等と誤解されかねない行為・行動については、必ず事前の承認を得ることになります。
  • デジタルな情報については、痕跡の残りにくい削除/書面・伝票類については、シュレッダーまたは火力により不可逆に破棄の処理をします。
  • 情報の破棄後は、復元ができませんので、万が一のときは改めて送付先をお伺いすることになります。

 

3. そのほか、偶然か必然か関係なく、知り得た個人情報

  • 一般に公開していない、秘匿性の高いその他の情報を「その他の個人情報」と定義します。
    極端なことをいえば、部屋で使っている蛍光灯の銘柄や衣類用洗剤の種類、スマートフォンの機種・リビジョンもその他の個人情報にあたります。
  • これらのことは、原則、知っていても知らないこととし、許諾なしには、第三者に聞かれたとしても知らぬ存ぜぬを通します。
  • スタジオや即売会において1:1での「容姿」「様子」「会話」は皆様の「その他の個人情報」と考えて差し支えありません。

 

4. 情報取り扱いの注意点

  • ネットワークを通じて、ローカルコンピューターへアクセスしない。
  • USBメモリ、CD-Rなどの外部記録媒体に平文で記録しない。
  • 情報には必ず暗号化、パスワードを設定する。容易に予想されないものであること。
  • できる限り、暗号化ボリュームの中で作業を行う。
  • クラウド上の情報は、認証情報が漏れないよう万全を期す。早めにローカルへ引き上げる。
  • IPv6/IPv4ともに、不正侵入の形跡がないか定期的に調べる。パケットフィルタリング、NATの設定を確認する。

 

5. 罰則、対応

  • 上記の規定に反し、情報を保管していたとき:サークル活動3ヶ月間自粛、直近の売上高2ヶ月分を日本赤十字社へ全額寄附
  • 上記の規定に反し、情報を不当に利用したとき:謝罪・賠償ならびにサークル活動1年間自粛、直近の売上高6ヶ月分を日本赤十字社へ全額寄附
  • 上記の規定に反し、情報を漏えいさせたとき:調査の上、被害額相当の補てんならびにサークル活動を無期限休止
  • 記憶装置の破損により、業務継続が困難になったとき:復旧するまでサークル活動休止、保管していた情報を含む障害ディスクは当面のあいだ厳重に保存
  • 傷病、骨折、失明等でPCの操作が困難になったとき:当面の間、相川 悠を代理人とし、指針を引き継いだ上で情報を移管
  • 死亡したとき:当面の間、相川 悠を代理人とし、指針を引き継いだ上で情報を移管

 

 

 これらの個人情報取り扱い指針は、令和1年(2019年)5月1日より施行します。

 平成31年(2019年)4月~4月30日は、上記指針に準じ、手元にある伝票、情報に対して段階的に確認と処理をして参ります。

 今後とも、みらいチューンを何卒よろしくお願い申し上げます。

 


 

 サポート(CD-ROM交換等)や製品送付のために受け取った個人情報をはじめ、情報の保持期間・破棄予定時やその理由、みらいチューンが遵守するべき事項と補足で構成されております。

 時空改札のフェアリーテイルシリーズのみならず、当サークルのすべての作品や作品作りの最中、完成後において永く適用されることになります。個人情報の漏えい事故は起きておりませんが、転ばぬ先の杖と、それから、分かるところ、分からないところで積み重なっていたであろう無礼への贖罪、自戒を込めて、この指針を策定いたしました。

 施行に併せて生じるご不便や、ある種の冷徹さのようなものにつきましては、何卒、ご理解賜りますよう、よろしくお願いいたします。